プレゼンで成功するためのグラフの作り方5つのポイント!

そんなお悩みを少しでも解決したいと自分の経験を基に説明しますので、是非読んでみて試してみてください。

グラフは比較対象をつけよう！

例えば都市の子供の出生数をグラフ化するとします。

A市の子供の出生数を年ごとに推移していきましょう。

年代	出生数
2010年	30000
2011年	32000
2012年	33000
2013年	35000
2014年	30000
2015年	28000
2016年	26000
2017年	25000
2018年	24000
2019年	22000
2020年	20000

事実としてわかること↓

●2013年までは順調に出生率は増加傾向にある。

●2014年以降はずっと出生数が減少トレンドにある。

●最大出生数は35,000人で最低出生数は20,000人は事実として言えます。

ポイント↓

従って、この場合は必ず比較となるB市のデータも取るようにしましょう。

B市の子供の出生数を追加した表を以下に作成します。

年代	A市出生数	B市出生数
2010年	30000	26000
2011年	32000	30000
2012年	33000	31000
2013年	35000	30000
2014年	30000	28000
2015年	28000	27000
2016年	26000	23000
2017年	25000	22000
2018年	24000	20000
2019年	22000	18000
2020年	20000	15000

• ここで初めてA市はB市よりも出生数は高い傾向にある。
• 他の市も減少傾向にある事には変わりない。
• A市は他の市よりも減少が進んだ年代が遅いB市はピークが2012年になっている。

上記の様に比較をすることでプレゼン時に伝える情報が圧倒的に増加します。

グラフを作る際は是非使ってみてください。

グラフはスケールを合わせよう!

金額が大きい数字でグラフ化を行う場合に落ちいがちなのは、見ている人に差が伝わりにくいといった点です。

これに関しては、自分自身で分析するためにグラフ化した場合も同じ悩みに陥ります。

では以下、A店とB店の売上比較表があったとしましょう。

月	A店売上	B店売上
1月	10000000	12000000
2月	12000000	11000000
3月	13000000	14000000
4月	10000000	12000000
5月	14000000	15000000
6月	15000000	14000000

この場合、差が少ないですのであまり差が見えにくくなると思います。

ではグラフのスケールを調整したグラフの作り方の説明をします。

以下のグラフを見て頂いて左の赤枠の数字をクリックすると軸のオプションが表示されます。

この場合は最小値を9,000,000と入力することでスケールを調整することが可能です。

※画像ではエラーになっていますが、9,000,000と入力すれば問題ありません。

いかがでしょうか？

最初に説明した時とは違い、1月と4月に大きなギャップが生じている事にすぐに気付くことができ、なぜこの時期に大きな売上差が出たかを分析することができます。

プレゼン資料等制作するときはついついそのままの数字でグラフ化してしまいがちですので気をつけて作成してみてください。

グラフは大きい数字から並べよう!

グラフを作る際に時系列で作るケースと商品別の売上で作るケース等あると思います。

ここでは商品別の売上を作る際のケースで説明します。

商品名	売上
A商品	3000
B商品	5000
C商品	6000
D商品	2000
E商品	3000
F商品	7000

上記の様に少ない商品数ですので、まだわかりますがこれが５０品等になると凸凹で何が売れていて何が売れていないのか、順序立てて分かりづらいのがわかると思います。

では、次は売上の大きい数字順にグラフ化してみます。

商品名	売上
F商品	7000
C商品	6000
B商品	5000
A商品	3000
E商品	3000
D商品	2000

どうでしょうか？

売上が高い順でひと目で商品が区別できます。

細かいところですが、見せる相手にも自分自身にもわかりやすいグラフにするのがとても大切です。

商品等の売上グラフの作成時は売上順にしてから実施しましょう。

グラフは2軸の設定で見やすくしよう！

ここでは、分析する際に明らかに数字に大きな差が生じる場合のグラフの作り方を説明します。

以下のような表はよく出てくると思います。

店舗	売上	客数
A店	3000	200
B店	3500	220
C店	4000	400
D店	5000	450
E店	6000	600
F店	6500	650

上記のグラフは２軸設定をする前になります。

ギャップがありすぎて比較がしにくくなっている事がわかります。

ですが、エクセルでそのままグラフ化すると上記のような、グラフが作成されてしまいます。

上記のような数字に大きな差がある場合は軸を２軸に変更しましょう。

すると以下のポップアップが表示されますので、赤枠の部分の客数を折れ線グラフに変更し第２軸にチェックを入れましょう。

ちゃんと、売上と客数の推移がわかりやすく表現されているのがわかると思います。

あまりにも数字に差がある場合は２軸に設定するのを忘れないようにしましょう。

グラフはできるだけまとめよう！

項目があまりにも多い際にまとめずにグラフ化してしまうと重なって何がなんだかわからなくなる場合があります。

そんな時に無理やり、すべて入れてグラフ化してしまいがちです。

これは、見せられる方は全くわかりません。

では、どのようなケースがあるか説明致します。

名前	６月	７月	８月	９月	１０月	１１月	１２月
紅組　Aくん	50	55	60	70	75	80	65
白組　Aくん	70	86	58	97	58	76	89
紅組　Cくん	90	89	76	67	87	90	100
白組　Dくん	79	46	85	76	90	68	70
紅組　Hくん	58	71	39	80	60	50	66
白組　Qくん	77	88	90	87	66	67	87
紅組　Lくん	47	84	66	75	85	75	65
白組　Vくん	68	57	85	95	65	45	67
紅組　Sくん	76	78	98	65	89	76	87
白組　Pくん	77	98	58	57	95	85	75
紅組　Gくん	80	78	77	66	55	45	76
白組　Fくん	86	76	56	76	87	65	78

※上記表の数字はテストの点数とします。

上記のようなグラフになると表で見たほうがまだ見やすいと思います。

ここではわかりやすく組で分けていますので、紅組と白組で分けてグラフ化しましょう

名前	６月	７月	８月	９月	１０月	１１月	１２月
紅組　Aくん	50	55	60	70	75	80	65
紅組　Cくん	90	89	76	67	87	90	100
紅組　Hくん	58	71	39	80	60	50	66
紅組　Lくん	47	84	66	75	85	75	65
紅組　Sくん	76	78	98	65	89	76	87
紅組　Gくん	80	78	77	66	55	45	76

ここでは白組は省略しますが、紅組のみでグラフ化するだけでかなり見やすくなったと思います。

すべての数字をグラフ化したくなりがちですが、一度まとめれるグループがないかを考えてからグラフ化するとより見やすくなるので是非まとめるクセを付けてみてください。

最後に

グラフを説明する際は必ずグラフのチャートで、理解できる事のみを解説しましょう。

グラフで説明するときに事実がわからないが仮説で説明するケースがあります、これは、聞き手側を混乱させる場合がありますので、グラフで誰もが納得する情報のみをしっかり伝えることがチャート分析やプレゼンのコツです。

是非試してみてください。